Nawiązanie stosunku pracy z cudzoziemcem w Polsce to temat, który dotyczy zarówno dużych firm, jak i małych przedsiębiorców. Wraz z rosnącą liczbą obcokrajowców na rynku pracy, rośnie też liczba pytań – szczególnie wśród pracodawców, którzy po raz pierwszy mają do czynienia z formalnościami. Jednym z najczęstszych wątpliwości jest to, czy zawarta z cudzoziemcem umowa musi być przesłana do urzędu. W tym artykule rozwiewamy wszelkie wątpliwości, pokazujemy krok po kroku jak legalnie zatrudnić obcokrajowca, wyjaśniamy różnice między umowami i prezentujemy praktyczne przykłady.
Spis Treści
1. Czy obcokrajowiec może legalnie pracować w Polsce?
2. Jakie rodzaje umów można zawrzeć z cudzoziemcem?
3. Czym różni się umowa o pracę od umowy cywilnoprawnej?
4. Kiedy wymagane jest pozwolenie na pracę?
5. Na czym polega oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?
6. Co to jest zezwolenie na pobyt czasowy i pracę?
7. Jak zatrudnić cudzoziemca do pracy sezonowej?
8. Czy można zawrzeć umowę zanim będzie zezwolenie na pracę?
9. Jakie są obowiązki pracodawcy po podpisaniu umowy?
10. Jakie są kary za zatrudnienie cudzoziemca nielegalnie?
Czy obcokrajowiec może legalnie pracować w Polsce?
Tak – ale tylko pod warunkiem spełnienia odpowiednich przepisów. Każdy cudzoziemiec, zanim zacznie wykonywać pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, musi mieć uregulowaną zarówno legalność pobytu, jak i podjęcia pracy.
Zasadniczo przyjęcie cudzoziemca do pracy wymaga:
- uzyskania zezwolenia na pracę,
- lub zarejestrowanego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy,
- albo spełnienia warunków zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. obywatele UE).
Bez spełnienia tych warunków cudzoziemiec nie może legalnie podjąć pracy, a pracodawca naraża się na poważne konsekwencje.
Jakie rodzaje umów można zawrzeć z cudzoziemcem?
Z cudzoziemcem można zawrzeć dowolną umowę, podobnie jak z obywatelem Polski. Najczęściej spotykane są:
- umowa o pracę (najpełniej chroni pracownika),
- umowa zlecenie (forma cywilnoprawna),
- umowa o dzieło (dla prac o charakterze jednorazowym i konkretnym).
Każda umowa powinna być sporządzona w formie pisemnej, w języku dla niego zrozumiałym. Nie ma obowiązku jej przesyłania do PUP czy wojewody, ale musi być przechowywana przez cały okres współpracy i 3 lata po jego zakończeniu.
Umowa o pracę
To najbardziej kompleksowa i bezpieczna forma zatrudnienia – zarówno dla cudzoziemca, jak i pracodawcy. Gwarantuje pełen pakiet uprawnień pracowniczych, takich jak: prawo do urlopu, wynagrodzenie minimalne, okres wypowiedzenia czy ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Zatrudnienie na umowie o pracę może też ułatwić cudzoziemcowi uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce.
Umowa zlecenie
To umowa cywilnoprawna, która daje więcej elastyczności niż umowa o pracę, ale nie zapewnia tylu uprawnień pracowniczych. Jest często stosowana przy pracach tymczasowych lub dorywczych. Cudzoziemiec, który wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia, również musi mieć odpowiednie uprawnienia do legalnego wykonywania pracy w Polsce – np. upoważnieniu do pracy lub zezwolenie na pracę.
Umowa o dzieło
To forma współpracy, która sprawdzi się przy wykonaniu konkretnego zadania – np. stworzeniu strony internetowej, napisaniu artykułu czy wykonaniu projektu graficznego. Umowa ta nie podlega obowiązkowi odprowadzania składek ZUS, co oznacza niższe koszty po stronie pracodawcy, ale także brak ubezpieczenia po stronie wykonawcy. W przypadku cudzoziemców trzeba pamiętać, że nie każda umowa o dzieło zwalnia z obowiązku uzyskania dokumentu legalizującego pracę.
Czym różni się umowa o pracę od umowy cywilnoprawnej?
Umowa o pracę z cudzoziemcem daje mu pełnię praw pracowniczych: ubezpieczenie, prawo do urlopu, wynagrodzenie minimalne. Zawierana jest najczęściej, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie.
Umowa cywilnoprawna – np. umowa zlecenie lub umowa o dzieło – nie daje takiego zakresu ochrony, ale czasem lepiej pasuje do charakteru pracy (np. zlecenie tłumaczenia). Należy jednak uważać, by nie stosować ich zamiast umowy o pracę przy klasycznym zatrudnieniu, co grozi sankcjami.
Kiedy wymagane jest pozwolenie na pracę?
Pozwolenie na pracę cudzoziemca jest wymagane, gdy:
- cudzoziemiec pochodzi spoza UE, EOG lub Szwajcarii,
- i nie jest objęty wyjątkiem (np. status studenta, pobyt stały).
Wydanie zezwolenia na pracę leży po stronie wojewody, a wniosek składa podmiot powierzający pracę. Uprawnienie do wykonywania pracy ma określone w zezwoleniu na pracę warunki, które muszą być zgodne z późniejszą umową.
Na czym polega oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?
To najprostsza forma formalizacji pracy cudzoziemca – dostępna dla obywateli m.in. Ukrainy, Białorusi, Mołdawii. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi rejestruje się w PUP.
Po rejestracji:
- cudzoziemiec może legalnie podjąć pracę,
- pracodawca ma obowiązek zawrzeć umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną w formie pisemnej,
w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy musi poinformować urząd.
Co to jest zezwolenie na pobyt czasowy i pracę?
To tzw. zezwolenie jednolite, które cudzoziemiec uzyskuje we własnym zakresie. Pozwala legalnie przebywać i wykonywać pracę w Polsce przez ponad 3 miesiące.
W tym przypadku:
- cudzoziemiec składa wniosek do wojewody,
- pracodawca załącza dokumentację o warunkach nawiązania stosunku pracy,
umowa może być podpisana dopiero po wydaniu decyzji.
Jak zatrudnić cudzoziemca do pracy sezonowej?
W rolnictwie, ogrodnictwie, hotelarstwie możliwe jest świadczenie pracy na podstawie zezwolenia na pracę okresową.
Tutaj:
- wniosek składa pracodawca w PUP,
- konieczne jest spełnienie wymogu legalności pobytu,
- po uzyskaniu dokumentu cudzoziemiec może rozpocząć pracę sezonową,
- umowa musi być zawarta w formie pisemnej i przechowywana.
Czy można zawrzeć umowę zanim będzie zezwolenie na pracę?
Tak – ale z zastrzeżeniem. Można zawrzeć umowę warunkową, np. z klauzulą:
„Umowa wchodzi w życie z dniem uzyskania zezwolenia na pracę.”
Do momentu uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia, cudzoziemiec nie może wykonywać pracy. Umowa może mieć datę przyszłą lub klauzulę warunkującą jej wejście w życie.
Jakie są obowiązki pracodawcy po podpisaniu umowy?
Po podpisaniu umowy z cudzoziemcem, pracodawca ma obowiązek:
- zgłosić pracownika do ZUS,
- poinformować PUP o podjęciu pracy w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia,
- przechowywać umowę przez okres zatrudnienia i co najmniej 3 lata po jego zakończeniu,
- zapewnić cudzoziemcowi informacje o warunkach pracy w języku dla niego zrozumiałym.
Jakie są kary za zatrudnienie cudzoziemca nielegalnie?
Powierzenie cudzoziemcowi pracy bez wymaganego zezwolenia na pracę grozi:
- karą grzywny do 30 000 zł,
- zakazem powierzania pracy cudzoziemcom,
- utratą wiarygodności przed urzędami.
Zgodnie z przepisami, pracodawca, który naruszy obowiązki, może ponieść odpowiedzialność karną i finansową, nawet jeśli cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące.
Podsumowanie – najważniejsze zasady
✅ Umowa musi być zawarta w formie pisemnej, ale nie musi być przesyłana do urzędów.
✅ Legalne przyjęcie cudzoziemca do pracy wymaga zezwolenia lub zarejestrowanego oświadczenia.
✅ Pracodawca musi zgłosić rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni.
✅ Można podpisać umowę warunkową, ale cudzoziemiec nie może pracować bez odpowiednich dokumentów.
❌ Nieprzestrzeganie przepisów grozi karami do 30 000 zł.
✅ Wszystkie umowy powinny być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu pracy.
✅ Dokumenty powinny być dostępne w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.
✅ Rodzaj umowy musi odpowiadać rzeczywistemu charakterowi pracy – inaczej grozi uznanie jej za pozorną.
Współpraca z cudzoziemcem to wyzwanie, ale przy odpowiednim podejściu – całkowicie legalne i korzystne dla obu stron.
Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z licznymi obowiązkami formalnymi, które często ulegają zmianom. Aby uniknąć błędów i zadbać o legalność oraz bezpieczeństwo zatrudnienia, warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów.
Skontaktuj się z nami, aby umówić indywidualną konsultację – chętnie pomożemy dobrać najkorzystniejsze i zgodne z prawem rozwiązanie dla Twojej firmy.