Chcesz założyć własną firmę i rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce? W 2025 roku procedury stały się bardziej przyjazne dzięki cyfryzacji, ale nadal wymagają staranności i znajomości prawa. W tym przewodniku dowiesz się, jak wygląda rejestracja i założenie działalności gospodarczej krok po kroku, jakie formalności należy spełnić, jak złożyć wniosek CEIDG-1 oraz co dalej po rejestracji. To kompleksowy poradnik dla przyszłych przedsiębiorców – warto przeczytać go do końca, aby uniknąć błędów i rozpocząć działalność z pewnością siebie.
Spis Treści – czego dowiesz się z tego artykułu?
1. Czym jest działalność gospodarcza i kto może ją założyć?
2. Dlaczego warto założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
3. Jak wygląda rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG?
4. Jak wypełnić formularz CEIDG-1?
5. Jak wybrać odpowiedni kod PKD dla firmy?
6. Jaką formę opodatkowania wybrać przy zakładaniu firmy?
7. Kiedy i jak zarejestrować się do ZUS?
8. Czy musisz otworzyć rachunek firmowy?
9. Kiedy konieczna jest rejestracja do VAT?
10. Jakie obowiązki ma przedsiębiorca po rejestracji firmy?
Czym jest działalność gospodarcza i kto może ją założyć?
Działalność gospodarcza to zgodnie z art. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców: „zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.” W praktyce, jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary w sposób powtarzalny i dla zysku – prowadzisz działalność gospodarczą.
Aby założyć firmę w Polsce, musisz mieć ukończone 18 lat i pełną zdolność do czynności prawnych. Osoby fizyczne mogą zarejestrować działalność gospodarczą jako jednoosobową firmę lub w formie spółki. Obywatele UE oraz niektórzy cudzoziemcy spoza UE również mogą założyć firmę w naszym kraju – pod warunkiem legalnego pobytu i posiadania odpowiedniego statusu.
Dlaczego warto założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma prowadzenia firmy. Nie wymaga kapitału zakładowego, łatwo ją zarejestrować, a koszty administracyjne są stosunkowo niskie. Dodatkowo masz pełną kontrolę nad decyzjami, a formalności ograniczono do minimum.
To idealne rozwiązanie dla freelancerów, rzemieślników, konsultantów czy usługodawców. Zakładanie firmy tego typu wymaga jednak znajomości zasad opodatkowania, obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego.
Jak wygląda rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG?
Rejestracja działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest całkowicie bezpłatna. Możesz to zrobić:
• Online – przez portal CEIDG.gov.pl, korzystając z profilu zaufanego lub e-dowodu.
• Osobiście – w urzędzie miasta lub gminy, składając papierowy wniosek.
• Przez pełnomocnika – po udzieleniu pisemnego upoważnienia.
Wniosek CEIDG-1 pełni wiele funkcji: rejestruje firmę, zgłasza ją do ZUS, urzędu skarbowego oraz do GUS (nadanie numeru REGON).
Jak wypełnić formularz CEIDG-1?
Wypełniony wniosek CEIDG-1 zawiera m.in.:
· imię i nazwisko przedsiębiorcy,
· nazwę firmy,
· adresy: zamieszkania i wykonywania działalności,
· numery NIP i PESEL,
· wybrane kody PKD,
· datę rozpoczęcia działalności,
· formę opodatkowania.
Ważne: wniosek CEIDG-1 można złożyć elektronicznie lub wydrukować i zanieść do urzędu. Po złożeniu wniosku wpis do CEIDG następuje nie później niż następnego dnia roboczego.
Jak wybrać odpowiedni kod PKD dla firmy?
Każda działalność musi mieć przypisany przynajmniej jeden kod PKD – Polska Klasyfikacja Działalności. Główny z nich powinien najdokładniej określać dominującą działalność. Można wskazać wiele kodów pobocznych, by uwzględnić inne zakresy działań.
Przykład: prowadząc sklep internetowy możesz wpisać PKD 47.91.Z (sprzedaż detaliczna prowadzona przez Internet).
Jaką formę opodatkowania wybrać przy zakładaniu firmy?
Formy opodatkowania dostępne w 2025 roku:
• Skala podatkowa (17% i 32%) – z ulgami i kwotą wolną od podatku.
• Podatek liniowy (19%) – opłacalny przy wyższych dochodach.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – uproszczona forma bez kosztów uzyskania.
• Karta podatkowa – dostępna tylko w ograniczonych przypadkach.
Oświadczenie o wybranej formie opodatkowania składasz już podczas rejestracji działalności. Zmiana formy opodatkowania jest możliwa do 20 lutego danego roku.
Kiedy i jak zarejestrować się do ZUS?
Po rejestracji firmy masz 7 dni na zgłoszenie do ZUS. Wypełniasz formularz ZUA (pełne ubezpieczenie) lub ZZA (tylko zdrowotne). Można to zrobić online przez PUE ZUS lub osobiście.
Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg:
• Ulga na start – 6 miesięcy bez składek społecznych,
• Mały ZUS – preferencyjna podstawa przez 24 miesiące,
• Mały ZUS Plus – zależny od przychodu rocznego do 120 tys. zł.
Czy musisz otworzyć rachunek firmowy?
Prawo nie nakazuje posiadania firmowego rachunku bankowego, ale zgodnie z przepisami, płatności powyżej 15 000 zł muszą być realizowane przelewem między kontami firmowymi. Dlatego warto założyć dedykowany rachunek bankowy dla firmy.
Wiele banków oferuje darmowe konta firmowe z dodatkowymi usługami księgowymi lub zintegrowanym e-fakturowaniem.
Kiedy konieczna jest rejestracja do VAT?
Rejestracja VAT nie zawsze jest obowiązkowa. Zwolnienie z VAT przysługuje, jeśli roczny obrót nie przekracza określonego limitu – obecnie wynosi on 200 000 zł, natomiast od 1 stycznia 2026 roku wzrośnie do 240 000 zł. Jednak gdy:
• świadczysz usługi objęte obowiązkiem VAT (np. doradztwo),
• sprzedajesz towary wrażliwe (np. elektronika),
musisz złożyć formularz VAT-R w urzędzie skarbowym. Po rejestracji stajesz się płatnikiem VAT i masz obowiązki ewidencyjne oraz deklaracyjne (np. JPK_V7).
Jakie obowiązki ma przedsiębiorca po rejestracji firmy?
Po rozpoczęciu działalności gospodarczej należy pamiętać o:
• prowadzeniu ewidencji księgowej (np. KPiR, ryczałt, pełna księgowość),
• opłacaniu składek ZUS i zaliczek na podatek,
• wystawianiu faktur lub rachunków,
• składaniu deklaracji podatkowych (PIT, VAT),
• aktualizacji danych w CEIDG w razie zmian (adres, zawieszenie działalności, zmiana PKD itd.).
Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga systematyczności i odpowiedzialności – niedopełnienie obowiązków grozi karami i kontrolami.
Podsumowanie – najważniejsze rzeczy do zapamiętania
• Działalność gospodarczą możesz zarejestrować online przez CEIDG lub w urzędzie miasta/gminy – bezpłatnie.
• Już przy składaniu wniosku CEIDG-1 warto mieć przygotowaną decyzję dotyczącą formy opodatkowania i zgłoszeń do ZUS.
• Zgłoszenie do VAT nie jest obowiązkowe dla wszystkich – ale czasem opłaca się zostać „vatowcem” nawet przy zwolnieniu podmiotowym.
• Kod PKD nie musi być szczegółowy – ale warto wskazać właściwy kod główny, bo ma znaczenie m.in. dla dotacji czy klasyfikacji działalności.
• Odpowiednia forma opodatkowania (ryczałt, skala, liniowy) wpływa nie tylko na wysokość podatku, ale też na obowiązki ewidencyjne.
• Rejestrując firmę, automatycznie zgłaszasz się jako płatnik składek – ale musisz samodzielnie rozliczać ZUS, chyba że zlecisz to księgowej.
• Masz prawo do ulgi na start i Małego ZUS, ale warunki ich przyznania są ściśle określone – nie każdy może z nich skorzystać.
• W razie wątpliwości co do obowiązków podatkowych lub ubezpieczeniowych, warto skonsultować się z doradcą lub prawnikiem przed rejestracją firmy.
Potrzebujesz pomocy przy zakładaniu firmy? Skontaktuj się z naszą Kancelarią
Rejestracja działalności gospodarczej to pierwszy krok do prowadzenia własnego biznesu, ale nie jedyny. Warto już na starcie zadbać o prawidłowy wybór formy opodatkowania, właściwe zapisy w umowach, a także legalne zatrudnienie pracowników – w tym cudzoziemców. Kancelaria A&W, prowadzona przez adwokat Monikę Węgrzyn i radcę prawnego Beatę Adamczuk, oferuje kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców w Warszawie i Lublinie.
Doradzamy nie tylko przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej, ale też przy wyborze najkorzystniejszej formy prowadzenia firmy, analizie zapisów umownych, czy interpretacjach podatkowych. Pomagamy uniknąć kosztownych błędów już na etapie wniosku CEIDG-1 czy pierwszego kontaktu z ZUS i urzędem skarbowym.
Jeśli zależy Ci na bezpiecznym starcie i świadomym prowadzeniu biznesu, skontaktuj się z nami. Pracujemy z klientami indywidualnymi i firmami – każda sprawa jest dla nas równie ważna.