Z dniem 1 stycznia 2026 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423), która w sposób zasadniczy modyfikuje reguły ustalania stażu pracy na potrzeby uprawnień pracowniczych. Nowelizacja ta stanowi jedną z najbardziej doniosłych zmian w prawie pracy ostatnich lat i ma charakter systemowy.
Celem ustawodawcy było odejście od dotychczasowego, wąskiego rozumienia stażu pracy, ograniczonego niemal wyłącznie do okresów pozostawania w stosunku pracy, na rzecz modelu uwzględniającego także inne, powszechnie występujące formy aktywności zawodowej. Zmiany te odpowiadają ewolucji rynku pracy oraz zasadzie równego traktowania pracowników, niezależnie od podstawy prawnej wykonywania pracy w przeszłości.
Charakter prawny stażu pracy w dotychczasowym stanie prawnym
Do końca 2025 r. pojęcie stażu pracy nie było w Kodeksie pracy zdefiniowane w sposób kompleksowy. W praktyce przyjmowano, że jest to suma okresów zatrudnienia w ramach stosunku pracy, powiększona o określone okresy nauki, zaliczane na podstawie przepisów szczególnych.
Staż pracy miał – i nadal ma – charakter instrumentalny, gdyż stanowi przesłankę nabycia określonych praw pracowniczych, w szczególności:
– prawa do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze (art. 154 § 1 KP),
– długości okresów wypowiedzenia (art. 36 § 1 KP),
– prawa do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych i odpraw, jeżeli przewidują je przepisy wewnętrzne lub szczególne,
– spełnienia wymogów formalnych przy obsadzaniu niektórych stanowisk, zwłaszcza w sektorze publicznym.
Dotychczasowy model był wielokrotnie krytykowany jako nieadekwatny do realiów rynku pracy, w szczególności z uwagi na pomijanie wieloletniej aktywności zawodowej wykonywanej poza stosunkiem pracy.
Zakres i cel nowelizacji obowiązującej od 2026 r.
Nowelizacja Kodeksu pracy z 2025 r. wprowadza nowe przepisy art. 302¹ i 302² KP, które w sposób wyczerpujący regulują, jakie okresy podlegają wliczeniu do stażu pracy oraz w jaki sposób mają być one dokumentowane.
Celem ustawodawcy było:
– zrównanie sytuacji prawnej osób wykonujących pracę w różnych formach,
– zapewnienie większej sprawiedliwości w zakresie nabywania uprawnień pracowniczych,
– usunięcie luki pomiędzy faktycznym doświadczeniem zawodowym a formalnym stażem pracy.
Jednocześnie ustawodawca jednoznacznie przesądził, że zmiany te nie dotyczą systemu ubezpieczeń społecznych i nie wywierają żadnych skutków w zakresie ustalania prawa do emerytury ani jej wysokości.
Okresy wliczane do stażu pracy na podstawie art. 302¹ KP
3.1. Prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 302¹ § 1 KP, do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
Co istotne, na mocy § 3 i § 4 tego przepisu, wliczeniu podlegają również:
– okresy, w których przedsiębiorca nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym na podstawie odrębnych przepisów (np. tzw. „ulga na start”),
– okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
– okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, o ile były opłacane składki.
3.2. Umowy cywilnoprawne
Na podstawie art. 302¹ § 2 KP do stażu pracy wlicza się okresy wykonywania przez osobę fizyczną:
– umowy zlecenia,
– umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu,
– umowy agencyjnej,
pod warunkiem podlegania w tym okresie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Jednocześnie, zgodnie z § 3 tego artykułu, wliczeniu podlegają także udokumentowane okresy wykonywania powyższych umów, w których – na mocy przepisów szczególnych – dana osoba nie podlegała obowiązkowi ubezpieczeń (np. studenci do 26. roku życia).
3.3. Praca za granicą
Art. 302¹ § 6 KP przewiduje możliwość wliczenia do stażu pracy udokumentowanych okresów wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą u pracodawcy zagranicznego.
W praktyce oznacza to konieczność przedstawienia dokumentów potwierdzających wykonywanie pracy oraz – co do zasady – ich tłumaczenia na język polski, zgodnie z ogólnymi zasadami dowodowymi.
3.4. Spółdzielnie i inne szczególne formy aktywności
Nowe przepisy obejmują również okresy:
– członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych,
– członkostwa w spółdzielniach kółek rolniczych,
– pozostawania osobą współpracującą w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Okresy wyłączone z wliczenia do stażu pracy
Pomimo znacznego rozszerzenia katalogu okresów wliczanych do stażu pracy, ustawodawca w sposób jednoznaczny wyłączył niektóre formy aktywności.
Do stażu pracy nie wlicza się w szczególności:
– umów o dzieło,
– wolontariatu,
– praktyk studenckich i uczniowskich,
– działalności nierejestrowanej,
– okresów nieobjętych żadnym tytułem ubezpieczeniowym,
– okresów opieki nad osobą chorą lub niepełnosprawną, jeżeli nie były związane z opłacaniem składek.
Dokumentowanie okresów i rola ZUS
Kluczowym elementem reformy jest obowiązek udokumentowania okresów podlegających wliczeniu do stażu pracy.
Zgodnie z art. 302¹ § 10–13 KP:
– jedynym dokumentem potwierdzającym okresy składkowe jest zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
– wniosek o wydanie zaświadczenia składa się wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu PUE ZUS (art. 302² KP),
– pracodawca nie ma kompetencji do samodzielnej oceny dokumentów ani oświadczeń pracownika.
Termin 24 miesięcy – skutki jego niedochowania
Zgodnie z art. 4 ustawy nowelizującej, pracownik ma 24 miesiące od dnia wejścia w życie przepisów na udokumentowanie dodatkowych okresów.
Po upływie tego terminu:
– nieudokumentowane okresy nie podlegają wliczeniu do stażu pracy,
– prawo do ich uwzględnienia wygasa definitywnie,
– pracodawca jest związany brakiem dokumentacji i nie może zaliczyć tych okresów nawet w drodze uznania.
Nakładanie się okresów aktywności zawodowej
W przypadku nakładania się kilku tytułów aktywności zawodowej w tym samym czasie (np. etat i zlecenie), art. 302¹ § 9 KP stanowi, że do stażu pracy wlicza się wyłącznie jeden z tych okresów.
Wykluczone jest zatem kumulowanie równoległych okresów aktywności.
Skutki nowelizacji dla pracowników i pracodawców
Nowe przepisy prowadzą do istotnego rozszerzenia zakresu uprawnień pracowniczych, w szczególności w zakresie:
– wymiaru urlopu wypoczynkowego,
– długości okresów wypowiedzenia,
– prawa do odpraw i świadczeń dodatkowych.
Jednocześnie pracodawcy nie są zobowiązani do wstecznego przeliczania świadczeń ani korygowania uprawnień nabytych przed wejściem w życie ustawy.
Brak wpływu na świadczenia emerytalne
Należy jednoznacznie podkreślić, że nowelizacja Kodeksu pracy nie wpływa na zasady ustalania emerytur, nie zwiększa kapitału emerytalnego ani nie zmienia warunków nabycia prawa do świadczeń z ZUS.
Podsumowanie
Nowe zasady ustalania stażu pracy od 2026 r. wprowadzają jakościową zmianę w prawie pracy, porządkując i rozszerzając pojęcie okresu zatrudnienia na potrzeby uprawnień pracowniczych. Reforma ta ma charakter korzystny dla pracowników, lecz jednocześnie nakłada na nich istotny obowiązek terminowego udokumentowania wcześniejszej aktywności zawodowej.
Z punktu widzenia praktyki stosowania prawa kluczowe znaczenie będą miały: prawidłowa interpretacja przepisów przejściowych, sprawne działanie ZUS oraz świadomość prawna pracowników i pracodawców.